Orice firma sau institutie trebuie sa aiba o organigrama. Aceasta este atat o cerinta legala, cat si o nevoie reala de management al afacerii. Organigrama, alaturi de diagramele de flux de lucru, de proceduri si alte forme de mindmapping, asigura o claritate a viziunii asupra entitatii respective, fie ca este vorba de o afacere privata, fie ca este o entitate a statului sau o organizatie non-profit.
Lipsa unei structuri clare a organizatiei poate conduce oricand la blocaje, conflicte, schimbari rapide de personal, pierderea productivitatii / eficientei, pierderea unor oportunitati, scaderea profitului si birocratie / formalizare inutila.
Organigrama clarifica atat structura de personal a entitatii (firma privata / institutie a statului / ONG), cat si relatiile de ierarhie / raportare / subordonare intre diferitele niveluri.
Pentru un angajat, organigrama organizatiei in care activeaza reprezinta harta sistemului in care lucreaza. Cand semneaza Contractul Individual de Munca viitorul angajat trebuie sa inteleaga si intregul ”ecosistem” in care va functiona. Organigrama reprezinta harta organizationala absolut necesara pentru aceasta intelegere organica.
O organigrama presupune mai multe elemente (cf. Bizfluent): impartirea pe departamente (grupuri functionale), lanturile de comanda, campul de control, centralizare si descentralizare, specializare (diviziunea muncii), formalizare.
Impartirea pe departamente sau grupuri presupune organizarea logica in jurul proceselor organizatiei respective, cum ar fi: productie, vanzari, administrare personal, contabilitate, management etc. Lanturile de comanda presupun in orice organizatie (inclusiv de tip militar) o organizare a fluxurilor de comenzi de executie (de sus in jos) si de raportare (de jos in sus), pentru ca fiecare angajat sa stie de la cine primeste comenzi si catre cine raporteaza. Campul de control se refera la management si defineste numarul de angajati de a caror activitate raspunde un anumit manager. Centralizarea / descentralizarea se refera la gradul de dependenta / autonomie pe care il au diferitele niveluri ale ierarhiei organizationale. De exemplu, o organizatie foarte centralizata va fi dependenta de semnatura / decizia managerului din varful ierarhiei. O organizatie descentralizata va avea multe atributii delegate catre functiile de executie, care se afla in partea inferioara a ierarhiei. Specializarea se refera la punctarea specializarii necesare fiecarui post din organigrama. Iar formalizarea face legatura dintre organigrama si regulamentul intern / proceduri interne. Cea din urma componenta a organigramei poate lipsi uneori, fiind mai dificil de figurat pe o diagrama al carei rol este clarificarea structurii de personal a unei organizatii.
Acum, ca am prezentat pe scurt rostul si elementele unei organigrame, ne place sa fim practici si sa recomandam un program gratuit, cu care se pot construi si distribui spre analiza organigrame foarte intuitive. Multa lume construieste organigramele cu editoarele existente in programe de tip MS Word / OpenOffice Writer / LibreOffice Writer sau MS PowerPoint / OpenOffice Impress / LibreOffice Impress, care au avantajele si minusurile lor. De la mici ”impotriviri” spatiale la adevarate ”acrobatii” de-a lungul sau latul documentului, sagetile si formele organigramelor realizate in astfel de programe pot pune nervii ”pe bigudiuri”. Va propunem o aplicatie gratuita, folosita cu succes in domeniul diagramelor de tip mindmapping: draw.io. Oricine poate crea un cont gratuit. Apoi editorul care se deschide prezinta urmatoarele caracteristici:
- este o aplicatie online,
- este foarte flexibil,
- functioneaza pe principiul ”drag-and-drop”,
- contine o multitudine de posibilitati de figurare a elementelor organigramei si a conectorilor,
- are o buna fidelitate spatiala,
- poate fi interconectat cu solutii cloud: Google Drive, DropBox, OneDrive, GitHub, Trello etc.,
- exista o aplicatie integrabila in browser (in Chrome),
- exista o aplicatie pentru desktop, care se poate descarca si este integrata cu aplicatia online, doar ca ofera posibilitatea lucrului offline;
- organigrama poate fi publicata online (va fi disponibil un link permanent) sau integrata intr-un site,
- organigrama poate fi distribuita si editata colaborativ, in timp real, cu alti utilizatori,
- organigrama poate fi descarcata sub diferite forme (imagine, pdf, vector, html etc.).
Mai multe detalii aici.
Va dorim multa claritate in viziunea privind organizatia dvs. si mult spor in activitatea de automatizare a activitatii dvs. !
Speram ca mica noastra recenzie v-a adus un mic plus de valoare sau v-a adus macar o idee buna !