Etapele premergătoare începerii activității salariatului
În majoritatea cazurilor, când este menționat cuvântul „angajare”, gândul se duce automat la Contractul Individual de Muncă. Dar pentru angajator și oamenii de la Resurse Umane, exista o întreagă poveste ce se derulează înaintea ajungerii la semnătura de pe contract și mai ales până la începerea activității salariatului.
De asemenea, se mai întâmplă ca unele dintre aceste etape premergătoare să fie scăpate din vedere, existând riscul unor sancțiuni. Imaginează-ți situația ca pe un iceberg, unde începutul activității salariatului este doar vârful. Astfel, ceea ce este sub apă, ceea ce nu se vede, reprezintă de fapt baza.
Dacă nu se vede, nu înseamnă că nu contează !
Așadar, tu știi ce pași trebuiesc urmați în sfera Resurselor Umane, de la înființarea unei companii până la primul angajat și apoi dincolo de el ? Cunoști care sunt obligațiile angajatorului în vederea angajării de personal ?
Discutăm punctual despre fiecare etapă, pentru o mai bună înțelegere și o structură clară a informației.
Fă totul ca la carte!
1. Regulamentul intern
Prima între obligațiile angajatorului, pe care trebuie să o aibă în vedere angajatorul, este aceea ca în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice, să întocmească propriul Regulament Intern.
În Codul Muncii nu este prezentată o definiție clară a Regulamentului Intern însă, putem spune că este un act juridic emis de către angajator, prin care sunt stabilite aspecte legate de organizare internă, precum și aspecte cu caracter disciplinar.
În acest sens, art 242 și art 243 din Codul Muncii stabilesc o serie de dispoziții obligatorii ce trebuiesc avute în vedere la întocmirea Regulamentului Intern, pe care le prezentam în continuare.
Art. 242 din Codul Muncii
Regulamentul intern cuprinde cel puțin următoarele categorii de dispoziții:
a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității;
b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;
c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;
d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;
e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;
g) reguli referitoare la procedura disciplinară;
h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;
i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.
Regulamentul intern se aduce la cunoștința salariaților, prin grija angajatorului !
2. S.S.M. și P.S.I.
Un al doilea aspect ce trebuie menționat, pe care angajatorul este obligat să îl respecte, este acela că trebuie să fie capabil să asigure securitatea și sănătatea salariaților în toate aspectele legate de muncă, obligație prevăzută la art. 175 alin. 1 din Codul Muncii.
În acest sens, angajatorul poate apela și la persoane sau servicii din exteriorul companiei, pentru cele două activități esențiale, legate de securitatea și sănătatea salariaților:
- Securitate în Muncă – Prevenirea și Stingerea Incendiilor, astfel încât să poată efectua toate instruirile la timp;
- Asigurarea sănătății la locul de muncă al salariaților prin contractarea unui serviciu de medicina muncii.
3. Declararea locurilor de muncă vacante la A.J.O.F.M.
Între obligațiile angajatorului, e află conform Art. 10 din Legea nr. 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă, și următoarea
- Angajatorii au obligația să comunice agențiilor pentru ocuparea forței de muncă județene, respectiv a municipiului București, denumite în continuare agenții pentru ocuparea forței de muncă, în căror rază își au sediul, respectiv domiciliul, toate locurile de muncă vacante, în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantarea acestora.
În caz contrar, angajatorul riscă o amendă cuprinsă între 3000 si 5000 lei.
Comunicarea locurilor de munca vacante se face de către angajator, prin completarea și transmiterea anexei 1A (transmitere locuri vacante), către AJOFM de care aparține.
Pentru mai multe detalii, te invităm să citești un articol ce îți va fi foarte util în acest sens, cu informații concrete despre procedura declarării locurilor de muncă la agenția de șomaj, accesând link-ul de mai jos.
Tot ce trebuie sa stii despre declararea locurilor de munca la agentia de somaj
4. Controlul de medicina muncii
După ce găsește persoana potrivită pentru jobul vacant, angajatorul va trimite candidatul să efectueze controlul de medicina muncii, înainte de începerea activității în cadrul companiei.
Și, așa cum ne-am obișnuit, există și în acest sens prevederi legale cuprinse în Codul Muncii, la Art. 27 si Art. 186.
- Art. 27 din Codul Muncii
O persoană poate fi angajată în muncă numai în baza unui certificat medical, care constată faptul că cel în cauză este apt pentru prestarea acelei munci.
- Art. 186 din Codul Muncii
Angajatorii au obligaţia să asigure accesul salariaţilor la serviciul medical de medicină a muncii.
În cazul în care, după efectuarea controlului medical, se stabilește că un candidat este apt pentru munca pe care urmează să o presteze, el poate semna Contractul individual de muncă.
Salariatul poate semna și de luare la cunoștință a Regulamentului Intern tot acum, sau imediat după începerea activității.
Fișa postului – atenție la neatenție
Fișa postului este anexa Contractului Individual de Muncă și trebuie adusă la cunoștința angajatului înainte de începerea activității.
Etapă cu etapă am parcurs pașii premergători semnării Contractului Individual de Muncă. Dar încă mai avem puțin până la marele final – începerea activității salariatului!
Important de reținut până aici este faptul că fiecare pas are însemnătatea sa, iar omiterea unei etape poate genera probleme (amenzi) pentru angajator.
5. Predarea unui exemplar din CIM salariatului si înregistrarea Contractului Individual de Munca in Revisal
Dacă ai ajuns până aici, înseamnă că ai parcus toți pașii și ai un candidat ce a trecut cu succes de testul medical. Și ați semnat contractul !
Înregistrarea unui contract în Revisal se realizează după semnarea Contractului de către părți, cu cel puțin o zi înainte de începerea activității, întrucât una dintre obligațiile angajatorului este înființarea, completarea și transmiterea Registrului General de Evidență a Salariaților (REVISAL). De asemenea, angajatorul trebuie să respecte termenele stabilite prin Hotărârea 905/2017.
Nu uita nici că un exemplar din C.I.M. trebuie predat salariatului tot înainte de începerea activității.
6. Întocmirea dosarului de personal
Odată cu încheierea contractului individual de muncă, angajatorul este obligat să întocmească un dosar personal pentru fiecare salariat pe care să-l păstreze în bune condiții la sediul său sau, după caz, la sediul secundar, precum și să-l prezinte inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora, potrivit art. 7 din Hotărârea 905 / 2017.
Dosarul de personal este astfel reglementat prin art. 7 din H. 905 / 2017. Potrivit acestuia, dosarul de personal va conține cel puțin următoarele documente:
actele necesare angajării , precum: copia cărții de identitate, copia certificatului de naștere, fișa de aptitudine, copii ale actelor de studii / certificatelor de calificare;
contractul individual de muncă;
actele adiționale;
celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.
7. Comunicarea ocupării postului vacant
Deși etapele premergătoare s-au terminat, iar salariatul a început activitatea, nu ne putem abține să îți reamintim că angajatorii au obligația să comunice Agențiilor județene pentru Ocuparea Forței de Muncă și ocuparea locurilor de muncă vacante care au fost comunicate potrivit alin. (1), în termen de o zi de la data ocupării acestora, în condițiile legii (art. 10, alin. 3 din L. 76/ 2002).
Ocuparea locurilor de munca se face de către angajator prin completarea și transmiterea anexei 1B (transmitere ocuparea locurilor de muncă vacante) A.J.O.F.M. de care aparține. Găsești aici mai multe informații pe această temă.
De reținut că dovada comunicărilor către agențiile de șomaj a locurilor de muncă vacante, precum și a ocupării acestora, se arhivează în dosarul de personal al fiecărui salariat.
Chiar dacă pare că te învârți cumva în cerc, imaginează-ți că ești într-un submarin ce vede mai întâi baza iceberg-ului și urcă treptat spre suprafață, ajungând să vadă vârful.
Ca să ne asigurăm că totul este clar, lăsăm aici și o schemă, pentru a vizualiza mult mai ușor toți pașii de mai sus, evitând orice omisiune, conform zicalei „better safe than sorry” ☺.
Iar dacă vrei să ai o imagine de ansamblu asupra obligațiilor ce îi revin angajatorului, te invităm să vizionezi un material video cu privire la obligațiile angajatorului și poți descărca un checklist cu 19 obligații ale angajatorului ca să fii sigur că nu le vei uita.
Îți mulțumim că ai ales website-ul nostru pentru a te informa. Ți-a fost de folos acest articol?
Pentru mai multe noutăți ne poți urmări și pe pagina noastră de Facebook: https://www.facebook.com/CursuriHR, pe LinkedIn: https://www.linkedin.com/showcase/cursuri-hr-online/ sau abonându-te la Newsletter-ul nostru.
❗Primii pași în HR? Ti-am pregătit un Curs de Resurse Umane Online, în regim asincron: Legislația Muncii pentru sectorul privat + curs Revisal la doar 150 de lei! Înveți oricând, de oriunde, în ritmul tău!