Dacă lucrezi în domeniul resurselor umane, cu siguranță ai auzit de ReviSal sau Registrul General de Evidență a Salariaților, dar știi ce presupune el, de ce se întocmește sau cum se transmite? Ei bine, în cadrul acestui articol ne-am propus să te ajutăm să te împrietenești cu programul care, deși mai are și momente în care ne dă bătăi de cap, a fluidizat transmiterea datelor de la angajator către Inspectoratele Teritoriale de Muncă (ITM).
Ce este Registrul de Evidență a Salariaților?
ReviSal-ul este un soft care cuprinde toate contractele de muncă în derulare și în care sunt adăugate toate modificările aduse contractelor de muncă: suspendări, măriri, schimbări ale locului muncii, noi angajări, încetări ale raporturilor de muncă etc.. Practic, Registrul General de Evidență a Salariaților a înlocuit vechile carnete de muncă (sau „cărți de muncă” cum erau ele denumite).
Cine are obligația înființării și completării registrului?
Conform Hotărârii 905/2017 privind Registrul General de Evidență a Salariaților, prescurtată în continuare H. 905/2017, toți angajatorii au obligativitatea de a înființa, de a-l completa și de a transmite în acest registru toate datele privind rapoartele de muncă.
Potrivit Art. 1 din aceeași hotărâre, termenul „angajatori” cuprinde următoarele categorii:
„a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent dacă au sau nu statutul de utilitate publică;
b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă.”
Cine poate completa în Registrul General de Evidență a Salariaților ?
Obligația de a completa acest registru le revine în totalitate angajatorilor. De asemenea, tot angajatorii sunt responsabili pentru corectitudinea datelor introduse, iar adăugarea tuturor informațiilor se poate face în două moduri potrivit Procedurii (aprobată prin Ordinul nr. 1918/2011).
- Indirect, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori în condițiile legii în vigoare și având în vedere protecția datelor cu caracter personal;
- Direct, în cadrul societății.
În cazul completării și transmiterii datelor indirect, prin intermediul unei terțe părți, angajatorul are obligația de a comunica acest lucru în termen de trei zile lucrătoare Inspectoratului Teritorial de Muncă în a cărei rază își desfășoară activitatea, împreună cu datele de identificare ale prestatorului.
Informarea către Inspectoratul Teritorial de Muncă se va face de către angajator printr-o adresă ce va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii, certificatul de înregistrare al prestatorului eliberat de Registrul Comerțului sau dovada înregistrării fiscale și data semnării contractului de prestări servicii. – Aici poți consulta modelul de informare pus la dispoziție de ITM.
Actele necesare pentru această operațiune sunt:
- Adresa/ Notificarea cu datele specificate mai sus;
- Certificat de înregistrare al prestatorului eliberat de Registrul Comerțului (CUI) sau certificatul de înregistrare fiscală al prestatorului.
- În practică se atașează notificării și CUI-ul / CIF-ul beneficiarului
În cazul în care contractul de prestări servicii încetează sau este reziliat, angajatorul are obligația de a notifica ITM cel mai târziu în ziua încetării/ rezilierii contractului pentru a i se putea elibera o nouă parolă. – Aici poți consulta un model de notificare pusă la dispoziție de ITM.
Contractarea serviciului de completare și transmitere a datelor de către o terță parte nu scutește angajatorul de prevederile H. 905/2017.
Dacă angajatorii optează pentru a doua variantă, aceea de a completa si a transmite datele direct, în cadrul societății, acest lucru se poate realiza conform H. 905/2017 astfel:
- una sau mai multe persoane vor fi nominalizate prin decizie scrisă de către angajatorii, persoane fizice sau juridice de drept privat – Poți consulta aici un model de decizie;
- în cazul angajatorilor, instituții/autorități publice/alte entități juridice, completarea și transmiterea datelor se va face de către persoanele care au aceste atribuții stabilite prin fișa postului.
Cum se întocmește și cum se completează Registrul General de Evidență a Salariaților ?
Registrul General de Evidență a Salariaților se întocmește în formă electronică, în ordinea în care se realizează angajările (Art. 3, din H. 905/2017) prin intermediul aplicației informatice puse la dispoziție în mod gratuit de către Inspectoratul Teritorial de Muncă (ce poate fi descărcată de aici: https://www.inspectiamuncii.ro/reges) sau cu ajutorul aplicațiilor informatice deținute de angajator (Alin. 7, din Procedură).
Toate modificările aduse contractului de muncă vor fi adăugate și transmise în registru în ordinea în care ele au loc (încheiere, modificări, suspendări, încetări ș.a.).
Cum se transmite Registrul de Evidență Generală a Salariaților ?
Acum că ai aflat ce este ReviSal, cine are obligația de a-l înființa, cine îl poate completa și transmite și mai ales cum se întocmește și se completează Registrul General de Evidență a Salariaților, mai este nevoie să știi și cum se transmite acesta.
Există trei modalități prin care se poate transmite registrul către ITM și anume:
- La ghișeul/ sediul ITM;
- Online, prin intermediul portalului inspecției muncii;
- Pe e-mail, prin semnătură electronică.
În funcție de metoda de transmitere pentru care optează fiecare angajator/ prestator, trebuie urmați anumiți pași.
Depunerea Registrului de Evidență Generală a Salariaților la ghișeul/sediul ITM
Documentele necesare pentru depunerea la ghișeu sunt următoarele:
- Registru pe suport CD, dischetă 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fișiere FAT/FAT32;
- Adresă de înaintare semnată și ștampilată de reprezentantul legal. Aici poți consulta un model pus la dispoziție de ITM.
Dacă este prima depunere, pe lângă documentele de mai sus, mai este nevoie și de:
- Copie a certificatului de înmatriculare la registrul comerțului;
- Copie a certificatului de înregistrare fiscală;
- Copie a actului de identitate (pentru angajatorul persoană fizică).
În cazul primei depuneri la ITM a unităților fără personalitate juridică pe lângă adresa de înaintare, vor fi necesare copii ale următoarele documente (Alin. 31 din Procedură):
„a) delegarea de competență pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b) delegarea de competență pentru înființarea și completarea registrului general de evidență a salariaților în format electronic;
c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unității fără personalitate juridică.”
Subliniem faptul ca atât prima depunere a registrului cât si modificările ulterioare ale datelor de identificare ale angajatorului sau ale unităților fără personalitate juridică, se vor face la ghișeu / sediul ITM.
În cazul modificării datelor de identificare ale angajatorului sau ale unităților fără personalitate juridică, depunerile ulterioare se vor face însoțind adresa de înaintare cu:
- copie a certificatului de înmatriculare la registrul comerțului;
- copie a certificatului de înregistrare fiscală.
Toate acestea se depun la sediul ITM în a cărui rază teritorială își desfășoară activitatea unitățile fără personalitate juridică sau la sediul ITM unde persoanele fizice sau juridice își au domiciliul sau sediul.
Transmiterea online a Registrului de Evidență Generală a Salariaților
Pentru transmiterea registrului online, angajatorul va avea nevoie de un nume de utilizator și de o parolă de accesare. Având în vedere alineatul 22 din Procedura, datele de logare se vor primi la sediul ITM în a cărui rază angajatorul/ prestatorul își are sediul/ domiciliul, după ce acesta a depus, cel puțin o dată, registrul direct la ghișeu și va prezenta următoarele documente:
„a) solicitare scrisă pentru eliberarea numelui de utilizator și a parolei; – Aici poți consulta un model pus la dispoziție de ITM;
b) împuternicire semnată și ștampilată de angajator, în cazul în care persoana care solicită obținerea numelui de utilizator și a parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului – Aici poți consulta un model pusă la dispoziție de ITM;
c) copie de pe certificatul de înmatriculare;
d) copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.”
Pentru unitățile fără personalitate juridică, datele de logare se vor obține de la ITM prezentând următoarele documente (Alin. 25 din Procedură):
„ a) delegarea de competență pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b) delegarea de competență pentru înființarea și completarea registrului general de evidență a salariaților în format electronic;
c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unității fără personalitate juridică.”
Datele înregistrate în softul ReviSal vor putea fi transmise online, către ITM, după solicitarea, obținerea datelor de logare și activarea accesului pe portalul http://itmonline.inspectiamuncii.ro (Alin. 21 din Procedură)
Transmiterea Registrului de Evidență Generală a Salariaților prin intermediul semnăturii electronice
În cazul transmiterii pe e-mail prin intermediul semnăturii electronice, numai angajatorii care dețin semnătură electronică extinsă în condițiile Legii nr. 455/2001, pot transmite registrul de evidență al salariaților la adresa de e-mail pusă la dispoziție de inspecția muncii. Acestea pot fi obținute de pe paginile de internet ale fiecărui ITM. (Alin. 25-26 din Procedură).
Transmiterea Registrului de Evidență Generală a Salariaților în perioada stării de alertă
În perioada stării de urgență, atât prima depunere a registrului, cât și documentele pentru obținerea parolei și a numelui de utilizator, se puteau transmite online, chiar și în lipsa semnăturii electronice. Unele Inspectorate Teritoriale de Muncă au păstrat această practică și în perioada stării de alertă. Așadar, dacă trebuie să obțineți parola și numele de utilizator pentru depunerea online a Registrului de Evidență Generală a Salariaților în această perioadă, pregătiți documentele aferente depunerii registrului și obținerii parolei și, apoi, luați legătura cu Inspectoratul Teritorial de Muncă de care aparțineți.
Sperăm ca aceste informații să te ajute în a înțelege cum funcționează ReviSal, iar dacă ești la început de drum, să te călăuzească în călătoria ta în domeniul resurselor umane.